Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Florijn is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die je aan ons toevertrouwt via het Florijn-platform (app.florijn.ai). Je bereikt ons op onderstaand adres en per e-mail.

Florijn
Cissy van Marxveldtstraat 1
1403 VM Bussum
hallo@florijn.nl

Welke gegevens we verwerken

Als je bedrijf klant is bij Florijn, verwerken we de financiële administratie van dat bedrijf. Dat omvat onder meer:

• Je grootboek, journaalposten en boekingen — de dagelijkse boekhouding;
• Relaties: klanten en leveranciers met wie je bedrijf zaken doet, inclusief naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en bankgegevens waar van toepassing;
• Documenten die bij een boeking horen, zoals facturen en bonnen;
• Berichten tussen jou, je collega’s en een gekoppelde accountant binnen het platform;
• Accountgegevens: naam, e-mailadres en de rol die je hebt binnen je bedrijf of accountantskantoor.

Dit zijn de gegevens die het platform gebruikt om je administratie te voeren — geen uitputtende technische opsomming, maar wel de volledige categorieën.

Waar gegevens staan en wie erbij kan

We slaan gegevens op bij Supabase, onze hostingpartner voor database, authenticatie en bestandsopslag.

Binnen het platform is toegang strikt afgeschermd per bedrijf: gebruikers zien alleen de administratie van het bedrijf (of de bedrijven) waar ze aan gekoppeld zijn. Dat wordt technisch afgedwongen op databaseniveau, niet alleen in het scherm dat je ziet.

Heeft jouw bedrijf een accountantskantoor gekoppeld? Dan kan de accountant die aan jouw administratie gekoppeld is, meekijken en boekingen controleren — dat is nodig om het werk te kunnen doen waarvoor je een accountant inschakelt. Andere accountantskantoren of andere klanten van hetzelfde kantoor hebben geen toegang tot jouw gegevens.

Florijn-medewerkers hebben in de dagelijkse werking van het platform geen toegang tot jouw administratie. Voor beheer, ondersteuning en het oplossen van storingen kan een beperkt aantal technische medewerkers gegevens inzien, uitsluitend voor zover dat nodig is.

De AI-assistent

Florijn gebruikt AI (via Anthropic, de maker van Claude) op twee plekken, met verschillende toegang tot je gegevens:

De Florijn Assistent (hulp bij het platform)

Deze assistent legt uit hoe Florijn werkt. Hij krijgt geen toegang tot je administratie, bedragen, saldi of andere bedrijfsgegevens — alleen je vraag over het gebruik van het platform wordt verstuurd.

De financiële analist (in je dashboard)

Deze chat helpt je cijfers te begrijpen. Daarvoor sturen we samengevatte totalen uit je eigen administratie mee (zoals resultaat- en balansposten op hoofdlijnen, per maand of per periode), en de tekst die je zelf hebt vastgelegd in Instellingen, zoals je bedrijfsomschrijving. We sturen geen gegevens van je klanten of leveranciers mee, en geen documentinhoud — facturen en bonnen worden vandaag niet automatisch uitgelezen door AI.

In beide gevallen loopt het verzoek via onze eigen server: je gegevens gaan nooit rechtstreeks van je browser naar Anthropic, en we gebruiken geen enkel AI-gesprek om modellen te trainen.

Inkomende e-mail

Je kunt facturen en bonnen naar Florijn mailen. Dat verloopt via onze e-mailpartner Resend. Van een binnenkomende e-mail bewaren we de afzender, het onderwerp en de bijlagen — niet de inhoud van het e-mailbericht zelf. Bijlagen worden gecontroleerd op bestandstype en worden veilig opgeslagen, gekoppeld aan het bedrijf waarvoor de e-mail bedoeld is.

Bewaartermijnen

Voor boekhoudkundige gegevens geldt de Nederlandse fiscale bewaarplicht: we bewaren administratieve gegevens, en de binnengekomen e-mailberichten en bijlagen waarmee je administratie is opgebouwd, minimaal 7 jaar.

Je financiële administratie zelf (grootboek, boekingen, relaties en documenten) bewaren we zolang je bedrijf klant is bij Florijn, en aansluitend zo lang als de wettelijke bewaarplicht vereist. Berichten tussen jou en je accountant bewaren we zolang ze relevant zijn voor de dienstverlening; een accountant of Florijn kan een gesprek op verzoek verwijderen.

Op dit moment is het verwijderen van je volledige administratie of account geen zelfbedieningsfunctie in het platform. Wil je hier gebruik van maken, neem dan contact met ons op — zie ‘Jouw rechten’ hieronder.

Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, bezwaar te maken tegen verwerking, en je gegevens in een overdraagbare vorm op te vragen. Omdat we voor een deel van je gegevens een wettelijke bewaarplicht hebben, kunnen we niet alles direct verwijderen — we lichten dat toe als het van toepassing is.

Vandaag verloopt een verzoek om inzage, correctie of verwijdering via e-mail naar hallo@florijn.nl. We reageren binnen de wettelijke termijn. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid aanpassen als ons platform of onze dienstverlening verandert. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.

Contact

Vragen over dit privacybeleid of over hoe we met je gegevens omgaan? Mail ons op hallo@florijn.nl of stuur een bericht via de contactpagina.